5 pasos a la mejora eficaz de procesos

Los principales objetivos de los proyectos de mejora de procesos son aumentar la eficacia y la  eficiencia  de las operaciones de la organización. Muchas veces, sin embargo, las empresas y los consultores saltamos directamente a soluciones que aseguran el cumplimiento de los requisitos de algún marco de certificación sin vincular las actividades de mejora con las necesidades de la organización. ¡Aquí está el error! Sin prestar atención se sustituye el objetivo de aumentar la eficiencia  por obtener la certificación. No obstante, la introducción de buenas prácticas no necesariamente lleva a operaciones más eficaces y eficientes. A menudo los resultados son procesos burocráticos, poco eficientes, resistencia al cambio y, a veces, abandono de la solución elegida. La explicación está en la mal-interpretación de los convceptos "certificación" vs "mejora".

¿Cómo evitar el error? ¿Cómo conseguir beneficios de CMMI? ¿Se puede obtener la certificación y  responder a las necesidades de la organización a la vez? -

Sí, definitivamente, combinando adecuadamente:

• Las metodologías de resolución de problemas y mejora de procesos como Six Sigma, Lean, Total Quality Management, Plan-Do-Check-Act, y
• Las guías de buenas prácticas como CMMI, ITIL,  o los estándares como ISO.

Los 5 pasos que tienes que dar son:

1. Definir la mejora desde la perspectiva de negocio

• Define los problemas que se quieren resolver a través del proyecto de mejora
• Estima el coste del problema
• Define el alcance y los objetivos del proyecto de mejora
• Identifica los procesos asociados con los problemas y los objetivos.

Enfócate en los procesos que tienen mayor impacto sobre los problemas

que debes resolver para conseguir los objetivos

• Define el caso de negocio inicial (que incluye una estimación del problema, estimación de los costes del problema, objetivos del proyecto)

2. Medir la capacidad actual de los procesos identificados

• Haz los mapas de los procesos identificados
• Recoge datos del rendimiento actual de los procesos. Si no dispones de datos, procura hacer una buena estimación.
• Define cómo vas a medir el rendimiento de los futuros procesos. La guía práctica de definición de métricas de procesos y el check-list de la calidad del sistema de medición te van a ayudar en esta tarea.
• Si estás en un proyecto de introducción de la gestión cuantitativa, haz un análisis estadístico de los procesos para establecer sus líneas base de rendimiento

3. Identificar oportunidades de mejora

• Mapea tus procesos actuales al modelo o estándar con el que te interesa estar conforme (gap análisis).
  Según la tipología de los proyectos y servicios que forman parte del negocio de tu organización puedes utilizar el CMMI-DEV, CMMI-ACQ, CMMI-SVC, ITIL, SPICE o algún estándar ISO.
• Identifica los puntos a mejorar para conseguir los objetivos establecidos en paso 1.
• Define el plan de mejora
• Actualiza el caso del negocio definido en paso 1.
• Para asegurarte que puedes seguir adelante revisa la lista de 5 preguntas que debes hacerte antes de iniciar un proyecto de mejora de procesos.

4. Implementar las mejoras 

• Las buenas prácticas recogidas en los modelos CMMI te pueden ayudar a definir buenas soluciones.
• Aplica los principios de Lean para reducir los despilfarros en la solución
• Piensa en la automatización de las tareas a la medida que esto sea posible en el contexto de tu organización. Investiga e identifica las herramientas que vas a utilizar en la implementación de la solución.
• Pilota la solución antes de desplegarla en la organización 

5. Evaluar periódicamente los resultados del proyecto

• A la medida que sea posible usa información cuantitativa en lugar de cualitativa para monitorizar y refinar los procesos
• Mantente enfocado en la mejora continua de los procesos, no sólo en la conformidad con algún modelo.
• Visualiza las métricas de los procesos para que se entienda mejor el estado actual del proyecto e identificar tendencias de mejora
• Revisa los datos en las reuniones de la Dirección y toma acciones de mejora, si hace falta
• Periódicamente comunica los resultados a toda la organización

Enfocando el proyecto en el valor que contribuye a la organización, en el rendimiento de los procesos (no de las personas) y sosteniendo un equilibrio sano entre eficiencia y eficacia  aporta ventajas en tres direcciones:

• Aumenta la productividad debido a la reducción de re-trabajo
• Aumenta la satisfacción de los clientes debido a la mejora en los productos y los servicios
• Mejora la motivación de la gente. Es más fácil involucrar y retener a gente profesional cuando se comunica claramente qué es importante y se trabaja continuamente y coherentemente para conseguirlo

Es exactamente lo que necesitas para dirigir el negocio de tu organización y establecer tu presencia en el mercado, ¿verdad?

¿Cómo mantener la mejora de los procesos? te revelará los aspectos en los que te debes enfocarte para mantener los resultados logrados.

Tus apuntes prácticos:

• La introducción de buenas prácticas, incluso una certificación oficial, no necesariamente lleva a operaciones más eficaces y eficientes.
• Para que el proyecto de mejora aporte valor a tu organización, sigue todos los pasos.
• No saltes los pasos 1 y 2, si quieres mantener tu proyecto bajo control y lograr los objetivos establecidos.
• Aplica un buen sistema de medición que te permita monitorizar tu proyecto.
• “Escucha” la motivación de la gente, la productividad y la satisfacción de los clientes.