Gestionar cuantitativamente requiere primero establecer una base adecuada. Sin embargo, lo más importante es que:
- Aumenta tu entendimiento y visibilidad en los procesos
- Te permite conducir tus proyectos hacia los resultados exitosos
- Facilita la mejora de la eficiencia y la competitividad de tu organización
- Te ayuda a satisfacer mejor a tus clientes.
Los conceptos básicos de la gestión cuantitativa
El propósito de la gestión cuantitativa es dirigir un proyecto u organización a base de un conocimiento cuantitativo (medible, determinable) de los aspectos críticamente importantes para este proyecto u organización.
Normalmente estos aspectos son procesos (subprocesos, grupos de actividades), cuyo rendimiento afecta significativamente al logro de los objetivos del proyecto y la satisfacción de los clientes.
Conocer cuantitativamente un proceso significa entender
- los factores que influyen en los resultados (el esfuerzo y el coste para producirlos, el nivel de calidad, conformidad a los requisitos y las expectativas de los clientes, etc.)
- la variación de su rendimiento (los resultados que se pueden obtener de cada ejecución del proceso)
Y por último, pero no menos importante, la gestión cuantitativa emplea modelos predictivos para poder prever estados futuros del proyecto y tomar acciones adecuadas que permitan conseguir resultados exitosos.
La diferencia principal entre la “gestión cuantitativa” y la “medición y análisis” es que la medición y análisis tiene el objetivo de proporcionar información sobre el estado de los proyectos y/o el logro de las metas de una empresa. Mientras que la “gestión cuantitativa” proporciona la posibilidad de predecir los resultados de un proyecto o una acción de mejora, teniendo en cuenta los factores que determinan este rendimiento.
¿Qué aporta la gestión cuantitativa a tu proyecto y organización?
1. Conocer los procesos clave para tus proyectos
1. Conocer los procesos clave para tus proyectos
El desarrollo de software requiere la ejecución de distintos procesos:
- De ingeniería: desarrollo de requisitos, diseño, implementación de código, testing, producción
- De gestión: gestión de cambios, de proyecto, de proveedores
- De soporte: gestión de configuración, aseguramiento de la calidad, medición y análisis, atención al cliente
Todos los procesos son importantes, pero algunos tienen más impacto sobre el desarrollo de los resultados finales que otros.
Conociendo cuáles son los procesos clave para tu ciclo completo de desarrollo y producción facilita:
- La gestión de proyectos: sabrás qué actividades tienes que monitorizar y controlar para detectar pronto los riesgos de desviarte del plan, tener muchos defectos en el producto que desarrollas, no cumplir algunos objetivos concretos de tu empresa (por ejemplo, de margen, de productividad) o de no satisfacer las expectativas de tus clientes.
- La mejora de procesos: debes concentrar tus acciones de optimización en los procesos clave. Sin perder la visión completa de todo el conjunto de procesos, por supuesto. No obstante, a la hora de perseguir mejores resultados, empieza por los procesos clave para conseguirlos.
Los modelos predictivos te permiten estimar los resultados de tus procesos con alto nivel de confianza. El punto diferenciador de estos modelos es que tienen en consideración diferentes factores clave que influyen sobre los resultados. Un ejemplo sencillo: estimamos los costes de viajes previstos en un proyecto. A base de los datos de los que disponemos estimamos los gastos tal y como está mostrado en la Tabla 1.
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| Tabla 1 |
¿Qué cifra TOTAL incluirás en tu plan? ¿Qué nivel de confianza tienes en que esta estimación es correcta?
Sin embargo, si haces una simulación Monte Carlo del resultado TOTAL a base de un muestreo de 1000 elementos (Viaje, Alojamiento), obtendrás el resultado demostrado en el gráfico 1. Más precisamente, con el 95% de confianza puedes decir que los costes TOTALES serán menos de 46,000 €.
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| Grafico 1: Simulación de TOTAL de gastos de viaje |
¿Qué tal te parece? ¿Este es la suma que has pensado incluir en tu plan?
Los modelos predictivos permiten hacer el análisis de “qué pasaría si”, es decir: - Modelar distintos escenarios con diferentes valores de los factores influyentes en el resultado final
- Elegir el escenario que te permita resolver mejor los problemas y maximizar la probabilidad de éxito de tu proyecto
Te has preguntado alguna vez ¿cuánto esfuerzo debe dedicar tu equipo al testing y cuántas pruebas debe hacer para asegurarse de que el producto que entregáis al cliente tenga el nivel de calidad satisfactorio? Si se hacen pocas pruebas, el cliente encontrará muchos defectos y esto aumentará el coste de su corrección. Por otro lado, hacer pruebas exhaustivas a partir de un momento ya no es rentable para la empresa y tampoco llevará a encontrar absolutamente todos los defectos: el cliente de todas formas encontrará algunos. Entonces ¿cuál es el momento óptimo para parar el testing?
Supongamos que tengas un modelo de rendimiento que vincula:
- Y: El número de defectos encontrados por los clientes, y
- Los factores de los que depende este resultado
i. X1: experiencia del equipo de testing
ii. X2: tamaño de la aplicación
iii. X3: calidad de los casos de prueba
Y = a* X1 + b* X2 + c*X3
Ahora, variando los valores de X1 y X3 puedes encontrar el Y más adecuado para tu proyecto.
Modelos parecidos te ayudarían también a contestar a preguntas como:
- ¿cuánto esfuerzo y tiempo tengo que planificar para las pruebas en los próximos meses en función de los recursos disponibles y la experiencia del equipo de testing?
- ¿cuántos recursos necesitaría para la resolución de incidencias en los primeros dos meses después de la entrega del producto al cliente?
- ¿qué factor mejoraría para aumentar la eficiencia del proceso?
Aprovecharás el conocimiento de la variación del rendimiento sobre todo para planificar y monitorizar tus proyectos.
Compara estos dos casos de gestión tradicional y gestión cuantitativa:
a) Gestión tradicional. En el gráfico 2 la línea roja es los gastos estimados para viajes en tu proyecto. La línea azul, los gastos actuales. ¿Qué harías en esta situación? A lo mejor buscarás acciones correctivas: reducir el número de viajes, intentar abaratar los viajes, renegociar el presupuesto de viajes.
Gráfico 2
b) Gestión cuantitativa. Los límites de la variación de los gastos de viaje en los proyectos están representados a través de las líneas roja y verde en el gráfico 3. Lo que tendrás previsto para viajes en el plan del proyecto es el límite superior (la línea verde) de esta variación con un cierto nivel de confianza.
La línea azul demuestra los gastos reales del proyecto. En la situación ilustrada ¿hace falta tomar alguna acción? De momento no, estás entre los límites naturales de variación de los gastos de viaje.
Gráfico 3
Tus apuntes prácticos:
La gestión cuantitativa te permite:
- Concentrarte en los procesos que impactan:
i. los resultados de los proyectos: rentabilidad, eficiencia, calidad
ii. el rendimiento de los procesos
iii. la satisfacción de los clientes
iv. a consecuencia, la competitividad de tu organización.
- Conocer la variación del rendimiento de estos procesos y utilizar este conocimiento para planificar y controlar más precisamente tus proyectos
- Conocer cuantitativamente los factores vitales que individualmente o conjuntamente influyen sobre el rendimiento de estos procesos y, consecutivamente, sobre los resultados de tus proyectos.
- Predecir y controlar los resultados de tus proyectos usando factores controlables que determinan estos resultados.
- Variar los factores para entender la variación del resultado final (“qué pasaría si”) y tomar acciones adecuadas para conseguir éxito de los proyectos
¿Qué tal te parece? ¿Cómo piensas mejorar la gestión de tus proyectos?
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