Check-list de la calidad del sistema de medición

Evalúa cada una de las siguientes declaraciones utilizando la siguiente escala:

1 = Discrepo 3 = Neutral 5 = De acuerdo

Es más informativo, si el ejercicio se hace por varias personas y se analizan los resultados recogidos.

A. Soporte al logro de la metas estratégicas

1. Recogemos datos relacionados con los objetivos, la misión y la visión de la organización.
2. Las métricas de satisfacción del cliente capturan información clave que correctamente refleja los requisitos y las expectativas de los clientes
3. Nuestro sistema de medición nos proporciona información que nos ayuda a establecer unos objetivos claros.
4. Los objetivos están basados en un claro entendimiento del rendimiento de nuestros sistemas y procesos.
5. Medimos la satisfacción de los clientes  para cada segmento clave del mercado.

B. Balance entre los resultados financieros y no financieros

1. Nuestro sistema de medición no está enfocado únicamente en resultados financieros.
2. Prestamos tanta atención a la métricas “no financieras” como a las “financieras”.

C. Sostener la mejora continua en el rendimiento de los procesos

1. Nuestro sistema de medición está más enfocado en la mejora continúa que en el cumplimiento del modelo/estándar que aplicamos.
2. Nuestras métricas están enfocadas en la eficacia (por ejemplo, número  de entregas a tiempo) y eficiencia (por ejemplo, tiempo de respuesta)
3. Las métricas muestran cambio cuando vamos mejorando.
4. La organización utiliza los datos para promover la mejora continua y el aprendizaje.
5. Revisamos los datos de las métricas en las reuniones de Dirección y tomamos acciones de mejora de la calidad.
6. Actuamos rápidamente sobre los resultados de las métricas.

D. Definición de las métricas

1. Medimos las cosas correctas (We measure the right things), es decir, medimos lo se pretende medir.
2. Medimos correctamente las cosas (We measure the thing right), es decir, existe coherencia entre las métricas tomadas con el mismo método sobre el mismo objeto.
3. La métricas definen claramente todos los aspectos: qué se mide, quién, cómo, con qué frecuencia, en qué unidades toma la medidas, cómo y dónde guarda los datos, cómo se analizan los datos.
4. Se puede identificar el origen de los datos en términos de fuente, secuencia de las actividades, estado, entorno, agente de recogida (trazabilidad – muy importante para mejorar el rendimiento de los procesos).
5. Las métricas se entienden bien por cada uno.
6. Tenemos un método de identificar las métricas que no utilizamos.
7. Nuestro sistema de medición incluye tanto métricas objetivas como métricas subjetivas.
8. La alta dirección planifica el desarrollo de nuestro sistema de medición y no lo cambia aleatoriamente.

La guía práctica de definición de métricas de proceso te proporciona más ayuda en este aspecto.

E. Recogida de datos

1. Nuestro sistema de medición no genera más burocracia que lo necesario.
2. Recogemos los datos automáticamente donde sea posible.
3. En el tiempo los datos se recogen cerca del momento de realización de la tarea (p. ej. el esfuerzo se recoge nada más terminar la tarea y no dos semanas después)

F. Resultados

1. Nuestro sistema de medición siempre nos da la información que necesitamos y cuando la necesitamos.
2. Siempre comunicamos los resultados de medición a los Directores y los empleados adecuados.
3. Los datos se presentan gráficamente para facilitar la identificación de tendencias.
4. Resumimos fácilmente los resultados en las áreas clave.

G. Facilitar el alineamiento entre gripos de trabajos y actividades de empleados

1. Nuestras métricas están más enfocadas en los aspectos “positivos” que en los “negativos” (p. ej. en “compromisos cumplidos” en lugar de “compromisos incumplidos”).
2. Trabajo importante que se lleva entre diferentes grupos se mide y no se deja “deslizar por la grieta”.
3. Monitorizamos el rendimiento de las actividades internas.
4. Monitorizamos la calidad de los productos desarrollados y de los servicios.
5. Monitorizamos el rendimiento de los proveedores clave.
6. Sistemáticamente medimos la motivación de los empleados y su satisfacción con el trabajo.

El sistema de medición y análisis te permite conocer el estado de salud de tu organizaicón.
Actualiza este check list con tu experiencia y aplícalo siempre cuando actualizes el sistema de medición y análisis de tu organización.

Ver también Tu sistema de MA resmido en 1 hoja.