2 de mayo de 2011

¿Es sana tu organización?

Hace poco hice el reconocimiento médico anual y me fijé en el formato del informe que recibí:



Me pregunté cuáles son los indicadores de una organización de software de buena salud. Como una persona que lleva varios años trabajando en temas relacionados con la optimización de procesos y su rendimiento, sí que tuve mis respuestas. Aún así decidí validar mis ideas preguntando a otras personas con experiencia en el dominio.

En resumen
Una organización sana tiene las siguientes características:

  • Hace pronósticos correctos con respecto a sus productos y proyectos: objetivos, tiempos, costes. En casos de desviaciones de las estimaciones, sabe tomar acciones correctivas
  • Tiene una mínima cantidad de re-trabajo
  • Tiene clientes satisfechos con los productos y los servicios que obtienen y que vuelven a contratar más trabajos.

Los factores de los que depende el estado "de salud" de la organización son:
  • La cartera de pedidos: trabajo disponible e ingresos contratados
  • La calidad de los productos y los servicios: afecta a la satisfacción de los clientes, su disposición de volver a contratar y a la reputación de la organización en el mercado
  • Los procesos de trabajo: determinan la calidad de los productos y los servicios y la respuesta de la organización a las fuerzas del mercado
  • La gestión financiera
  • El personal: hace el trabajo que resulta en ingresos; afecta a la calidad de los productos, los servicios y el cumplimiento de los compromisos
  • El I+D: mantiene a la organización viva cuando cambian las condiciones del mercado




Por lo tanto los indicadores de "buena salud", válidos para la mayoría de las organizaciones, son los relacionados con:
a) Los objetivos (las características) de la organización:
  • Indicadores de valor ganado (Earned Value)
  • Satisfacción de los clientes
  • Indicadores de eficiencia (e.g. cycle time efficiency, productividad)

 b) Los factores que determinan el logro de los objetivos (algunos ejemplos):
  • Calidad de los productos (defect containment, defect density)
  • Procesos: eficientes, automatizados
  • Personal: distribución de la carga del personal, rotación del personal
Dependiendo de la naturaleza de la organización y los objetivos organizacionales, cada uno de estos indicadores tendrá su importancia o peso distinto. Tú podrás encontrar una métrica compuesta para medir la salud de tu organización. Más ayuda sobre cómo definir métricas y sistema de medición puedes encontrar en Guía práctica de definición de métricas y Check-list de la calidad del sistema de medición.

¡Piensa en tu organización! Es común encontrar organizaciones que miden cosas inadecuadas solamente porque otras empresas dicen que es una buena idea tener estas métricas.

Entonces ¿cuáles son los "límites sanos" de los indicadores? ¿Cómo nos podemos comparar con otras organizaciones?

La razón por la que no se establece un conjunto de indicadores estándar que todos deben poner en práctica es para que las organizaciones realmente se sienten y piensen en sus metas SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).

Esto tiene un efecto beneficioso en toda la organización ya que ayuda a entender las prioridades al tomar decisiones de
  • asignación de recursos,
  • alineación de los diferentes grupos hacia objetivos comunes,
  • planificación general y
  • la visión dentro de la organización
y, sobre todo, le permite definir el éxito y ser capaz de decir cuando este se ha  logrado.

Si los indicadores no están alineados con los objetivos de la organización, no van a aportar ningún valor añadido.

Para los que todavía necesitan ver algún tipo de benchmarking, pueden encontrar información las páginas de QSM e ISBSG.

¿Qué hacemos cuando hemos llegado a unos valores muy buenos?

Es posible que llegue el momento en que se admita que algunos objetivos están logrado, algunos procesos son estables y suficientemente eficientes. Entonces alguien podría pensar que ya no hay necesidad de mejorar más.
En mi experiencia profesional todavía no he conocido a ninguna empresa que considere que ha logrado los mejores niveles de rendimiento y no esté interesada en mejorar ningún aspecto de su manera de trabajar o funcionar. 

Algunas técnicas de Lean Six Sigma se pueden aplicar para organizar y evaluar mejoras potenciales. Te los iré contando aquí.

Si eres miembro del grupo DACS en LinkedIn, puedes encontrar la discusión sobre este tema aquí.

P.S. ¿Qué dicen los datos de tu organización? ¿Es sana?
Si estás a punto de iniciar un proyecto de optimización de procesos, revisa  los siguiuentes posts también:

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