3 de marzo de 2011

SIPOC – La definición de tu proceso en una hoja

 Una vez me pasaron la descripción de un proceso de gestión de proyecto para que lo revisara. Consistía en 58 páginas de texto sobre cómo gestionar un proyecto, más una instrucción de 36 páginas de cómo definir el plan de proyecto a través de la herramienta corporativa. Necesité un par de días sólo para prepararme mentalmente para esta revisión.
El texto estaba bien escrito y formateado, con suficiente nivel de detalles, pero aún así me costaba seguir el flujo. Tenía razón él que dijo que “una imagen vale más de mil palabras”.
¿Qué tal están descritos vuestros procesos?
¿Son fáciles de entender y explicar?
¿Se usan para entender, realizar y mejorar el proceso o para presentarlos a los evaluadores?

La “imagen” más útil que conozco de definición de proceso es el diagrama SIPOC.

SIPOC significa:
Supplier (proveedor): El que proporciona las entradas al proceso; puede ser una persona u otro proceso
Input (entrada): Material, información, datos, documentación, servicio que se necesita para realizar las actividades del proceso
Process (proceso): Una secuencia de actividades que añaden valor a las entradas para producir las salidas
Output (salida): Producto, servicio, información, documentación que es importante para el cliente
Customer (cliente): El usuario de la salida del proceso

El diagrama SIPOC es particularmente útil a la hora de identificar:
  • Qué es necesario como entradas para que se ejecute el proceso
  • Quién proporciona las entradas para el proceso
  • Quién es el verdadero cliente del proceso
  • Qué necesita el cliente del proceso
  • Cuál es el propósito y el alcance del proceso
  • Cómo medir el rendimiento del proceso
  • Cuáles de las actividades del proceso aportan valor para el cliente o el negocio (y por lo tanto hay que mantenerlas) y cuáles son inútiles (y por lo tanto hay que tratar de eliminarlas)

SIPOC: paso por paso
  1. Proporcionar un área en la que el equipo pueda fácilmente dibujar y modificar el diagrama. Esto puede ser una pizarra blanca, pantalla en la que se proyecta el diagrama si se hace a través de una herramienta, rotafolio, etc.
  2. Dibujar el mapa del proceso empezando de las 4 ó 5 actividades a más alto nivel. Puedes dibujar cada actividad debajo del rol que la ejecuta.
  3. Identificar las salidas (Outputs) del proceso.
  4. Identificar a los clientes que van a recibir estas salidas del proceso.
  5. Identificar las entradas (Inputs) que se necesitan para realizar el proceso correctamente.
  6. Identificar a los proveedores (Suppliers) de las entradas necesarias.
En la metodología Six Sigma esta técnica es el punto de partida para identificar la Voz del Cliente (VOC). El diagrama proporciona una visión inicial de los factores vitales (los Xs) para el proceso  [Y = f(X)] que tienen un impacto significativo sobre el resultado (Y).
El diagrama SIPOC también es información principal para la definición detallada y  la mejora de un proceso.

Tus apuntes prácticos:
El diagrama SIPOC te ayuda en las siguientes actividades:
  • Entender bien el proceso:
    • su propósito y alcance
    • pasos que se tienen que dar para realizarlo
    • qué recursos se necesitan para ejecutar el proceso
    • qué roles están involucrados en el proceso
    • cuáles son la actividades que aportan valor
  • Definir métricas del procesos – ver Guía práctica de definición de métricas de proceso
  • Identificar puntos de mejora en el proceso – ver ABC de los procesos Lean
  • Entender los puentes entre el proceso y otros procesos

P.S. Cuando tengas claros todos los aspectos del proceso ya puedes añadir descripción textual de algunos detalles.

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