Si no lo ves, no lo puedes controlar

Hace un par de meses me comentaron que una empresa que estaba implementando nivel de madurez 3 de CMMI quería introducir la función de Asistente de Jefe de Proyecto con la responsabilidad de "apoyar a los jefes de proyectos (JP) en su trabajo administrativo, más precisamente en la preparación de los datos para los informes mensuales, el seguimiento de los riesgos, los asuntos (problemas) de los proyectos, escribir actas de reuniones, etc ". Justifican esta decisión con la necesidad de los JPs de tener más tiempo para "el trabajo real en los proyectos".

¿Cuánto esfuerzo de gestión de proyectos es aceptable desde el punto de vista de negocio?
¿Se puede dejar el seguimiento de los asuntos y los riesgos de un proyecto a un asistente administrativo?
¿No se tienen que resolver estos temas lo más rápido posible para que el trabajo pueda ir sin problemas?
¿Puede un JP esperar que su asistente le informe de un riesgo o un problema en su proyecto?
¿Existe alguna manera fácil de que el JP y  todo el equipo estén continuamente al tanto del estado del proyecto?

Una de las reglas de Kanban, la primera, es Visualisar el flujo de trabajo.

Esto puede ser muy natural y fácil de aplicar para  los equipos acostumbrados a  trabajar con Post-its en una pizarra blanca / tableros. Sin embargo, las organizaciones que utilizan sistemas de gestión centralizada para recopilar y analizar los datos de los proyectos, tienen dificultades para manejar un tablero Kanban juntos con la herramienta de gestión corporativa. Un cliente mío incluso me dijo que veía el tablero como un paso atrás en el tiempo cuando utilizaban formularios de papel para reportar el trabajo realizado.

Así que, ¿cuáles son las ventajas de Visualizar el flujo de trabajo? y ¿cómo se puede realizar esto cuando la empresa ya utiliza otro sistema de gestión?

Un dicho bien conocido es que una imagen vale más que 1000 palabras.

Y, si las palabras tratan del estado de un proyecto, las métricas de su progreso, el uso de los recursos, e implican una serie de cifras, ¿cómo se pueden presentar todos estos aspectos en una imagen?

Un tablero Kanban ofrece las siguientes ventajas a la vez:

• Visión explícita de la realidad actual del proyecto: ver cuántos y qué tareas se están ejecutando, están bloqueadas, en la cola de entradas, o acabadas.
• Información sobre el trabajo de los miembros del equipo: quién está trabajando en qué tarea, quién está libre o bloqueado.
• Políticas explícitas y Límites del Trabajo-En-Curso (WIP)
• Tiempo de ejecución de las diferentes tareas (inglés: lead time, cycle time)

Además, esta información está permanentemente disponible en el tablero para todos los implicados en el proyecto. Como consecuencia de ello,

• Las reuniones de pie (stand-up), originalmente celebradas a diario en los equipos de Scrum, cambian su enfoque de "¿qué he hecho? - ¿qué voy a hacer?” a los impedimentos y las posibles mejoras del flujo de trabajo. Por lo tanto, se pueden celebrar cuando sea necesario.
• La visión compartida del estado del proyecto, naturalmente facilita la colaboración y la resolución de los problemas
• Los límites de WIP reducen las multi-tareas y el cambio entre tareas
• Mejora la calidad del producto

Con respecto a la automatización de la visualización del flujo, la recopilación de datos y la integración con el sistema de gestión corporativo, puedes considerar las siguientes ideas:

• Revisar los indicadores actuales y asegurar que ofrecen información útil sobre el estado del proyecto
• Revisar las herramientas de Lean Kanban que podrían resultar útiles. Puedes encontrar una lista aquí. Algunas de ellas ya proporcionan interfaces con otras herramientas.
• Empezar con la visualización de las tareas para la próxima iteración

Recursos de interés:

• David Anderson: Kanban: Cambio Evolutivo Exitoso Para su Negocio de Tecnología
• Kenji Hiranabe,  Visualizing Agile Projects Using Kanban Boards
• Alisson Vale, Memes for Work Visualization in Kanban Boards