Kanban para la gestión de portfolio de proyectos

El uso de un tablero Kanban para la gestión del portfolio de proyectos facilita el conocimiento del estado real de los proyectos, la resolución de los asuntos relacionados con los proyectos y la asignación de los recursos, y la priorización de los trabajos (requisitos, casos de uso, servicios) pendientes.

Una forma de visualizar la información de varios proyectos es la siguiente:

Las columnas son las siguientes:

• Pendiente: Requisitos que están por empezar a  trabajar en ellos
• AF: Análisis Funcional
• Code & Pru: Códificación y Pruebas
• VAL: Validación. El equipo de Validación, en mi caso, se dedica explicitamente a validar los desarrollos de todos los proyectos
• En Prod: Requisitos que ya están implementados y subidos a producción
• Hecho es una columna-colchón que se utiliza para recopilar los requisitos desarrollados antes de pasarlos a Validación o antes de subirlos a Producción.

Las tarjetas amarillas representan Requisitos de Usuario. Las tarjetas moradas indican trabajos bloqueados por alguna razón. Las naranjas están reservadas para las peticiones de cambios a los requisitos.

Este es el tablero que utilizamos a nivel interno. No obstante, cuando presentamos el estado de los proyectos a nivel ejecutivo utilizamos una forma más resumida, porque el objetivo de las reuniones con la Dirección de la empresa es de comunicar el progreso de los proyectos, los asuntos bloqueantes y el estado de los proyectos en términos de esfuerzo y cumplimiento de las fechas:

En la columna izquierda presentamos

• Esfuerzo: <%Planificado> • <%Actual>
• Fecha fin: <Planificada> • <Actual> 

El uso de los límites de Trabajo-En-Curso (WIP: Work-In-Progress) es útil en ambos niveles: para la gestión del flujo de trabajo, la priorización de los trabajos y la distribución de los recursos entre los proyectos.

Como cada proyecto se desarrolla por un equipo particular, una opción de visualizar los límites WIP en el tablero ejecutivo es al lado del nombre del proyecto porque se refieren sólo a la columna “En Desarrollo”. En el tablero interno, visualizamos los límites WIP en la columna correspondiente al proyecto porque estos límites dependen del número de las personas que perteneces al equipo.

Se pueden diseñar otros formatos del tablero Kanban que permiten gestionar el portfolio de proyectos. El diseño también evoluciona a medida que se utiliza el tablero en los proyectos. Así que aprovecha estas ideas para empezar y ajústalas al flujo de tus proyectos y al nivel de detalle de la información que tienes que controlar.

Si te puedo ayudar en algo, cuenta conmigo.

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