Las señales de la “institucionalización” con éxito

CMMI, a partir de nivel de capacidad 2, requiere que los procesos estén “institucionalizados”.

¿Qué significa “institucionalizar” un proceso?

Mi hija tiene siete años y hace cinco años aproximadamente empezamos a introducir el proceso “limpiarse los dientes después de cenar”. Yo, como experta en procesos :-),  definí el siguiente proceso:

1. Echas pasta de dientes encima del cepillo
2. Te cepillas todos los dientes de uno en uno en dirección rojo-blanco, es decir “encías-diente”. Esto dura una canción (tenemos una canción especial sobre limpiarse los dientes)
3. Te enjuagas la boca con agua y luego con enjuague bucal – el paso clasificado como “vale, lo voy a hacer, pero no me gusta”. (GP2.2 Plan the Process)

Para introducir el proceso, se lo expliqué (varias veces) teóricamente, he hecho varias demostraciones, he dado formación práctica (limpiandome yo los dientes con ella) (GP2.5 Train People), he hecho muuuuchas auditorías, prácticamente diarias, observando cómo ella ejecuta el proceso (GP2.9 Objectively Evaluate Adherence), y anualmente monitorizo el proceso llevándola al dentista a comprobar si tiene los dientes bien (GP2.8 Monitor and Control the Process).

Aun así, noté que si durante dos o tres noches no le mencionaba nada de limpiarse los dientes, mi hija ya casi se olvidaba de hacerlo. Claramente el proceso no estaba “institucionalizado” en absoluto.

Ahora ella está con sus abuelos disfrutando de las vacaciones. Ayer me pidió por teléfono que le llevara su enjuague bucal porque el que tenía se le estaba acabando… ¡No me lo pude creer! ¡Se le acaba el enjuague bucal y además me pide que le lleve más!

¿Será que ejecuta el proceso, los tres pasos incluidos, todas las noches?
¿Significa esto que el proceso “limpiarse los dientes” ya lo podemos dar por “institucionalizado”?

No sé, pero voy a comprobarlo. Y voy a llevar un nuevo enjuague bucal, por supuesto. Que no sea que por este pequeño detalle fracase el proyecto al que ya he dedicado cinco años…

Tus apuntes prácticos:

• La institucionalización de los procesos requiere que pase un tiempo hasta que se vean los resultados
• Si estás convencido de lo que estás introduciendo, no te rindas y proporciona todos los recursos necesarios (formación, guías, métricas) para asegurar que el proceso es aplicado correctamente
• “Institucionalizar” un proceso significa que la gente se siente incómoda si por alguna razón se salta su ejecución.

Ver también GP2.8 y GP2.9 de CMMI explicadas